残業代請求のために集めておきたい証拠

目次

残業代請求の証拠となる資料
残業代請求で証拠が重要な理由
1. 理由①立証責任が請求する側にあるから
2. 理由②適切な金額の残業代を請求できる可能性が高くなるから
証拠となる資料集めのポイント
証拠が手元にない場合

残業代請求の証拠となる資料

残業代請求をするために集めておきたい証拠は、大きく分けて2種類あります。

① 労働条件や給料を立証するための証拠
② 残業時間を立証するための証拠

それぞれ、具体的な資料は以下のとおりです。

① 労働条件や給料を立証するための証拠

種類	内容
労働条件に関する資料	雇用契約書労働条件通知書就業規則就業規則変更届賃金規定　など
賃金の支払いに関する資料	給料明細源泉徴収票預金通帳　など

② 残業時間を立証するための証拠

種類	内容
労働時間が直接わかる・正確に記録された資料	タイムカード Web打刻などの勤怠記録・スクリーンショットタコグラフ出勤簿業務日誌　など
残業時間が推察できる資料	パソコンのログイン・ログアウト記録業務上送信したメールの記録事業場への入退室記録　など
そのほか残業したことを示す補助的な資料	出勤・退勤時刻を自分で記録したメモ家族・友人などへ「帰宅する」旨を伝えたLINE・メール　など

職業によっては、このほかにも証拠として有効な資料がある場合もあります。なお、②残業時間を立証するための証拠には、記載どおりの残業時間が認定されやすいものから、労働時間の参考となるにすぎないものまで、証拠としての強さには強弱があります。そのため、特に強い証拠と認められやすい「労働時間が直接わかる資料」を集めておくことが大切です。

残業代請求で証拠が重要な理由

理由①立証責任が請求する側にあるから

残業代請求において「立証責任が請求する側にある」とは、労働者が「残業代が支払われるべき事実を証明しなければならない」ということです。
具体的には、「何年何月の給料がいくらで、その月に何時間働いたのか」といった、残業代の計算に必要な要素を証拠に基づいて主張する必要があるということになります。
特に、会社との交渉だけでは解決せず、裁判所を利用した手続をとる場合は、証拠がないと主張が認められない可能性が高まります。そのため、証拠となる資料から、残業をしていた事実を客観的に証明することが重要となります。

理由②適切な金額の残業代を請求できる可能性が高くなるから

残業代請求においては、請求するべき残業代の金額を正確に計算しなければなりません。証拠がないまま計算してしまうと、本来支払われるべき残業代よりも少額で交渉せざるを得なくなってしまうおそれがあります。毎月の給料や毎日の残業時間を1円・1分単位で詳細に計算し、適切な金額を請求するためにも、証拠が重要です。

証拠となる資料集めのポイント

ポイント①できるだけ幅広く集める

労働事件では、証拠となるものに制限がありません。そのため、残業を証明するのに役立つ資料や証言であれば、どんなものでも証拠になる可能性があります。
ただし、残業代請求では客観的に「残業代が支払われるべき事実を証明」することが重要であるため、客観的な資料を中心に集めることが大切です。ここでいう「客観的」とは、誰が見ても残業していたと思わせるような証拠のことであり、残業代請求の証拠となる資料の「労働時間が直接わかる・正確に記録された資料」で挙げた、機械的・習慣的に記録された正確な資料のことを指します。
また、1つの証拠のみでは証明できないことをほかの証拠で補強したり、より具体的な主張で交渉を有利に進めたりすることができる場合もあるため、できるだけ複数の資料を集めておくとよいといえます。

ポイント②できるだけ長期間の分の資料を集める

未払い残業代は、最大で3年分さかのぼって請求できます。過去3年分のすべての証拠があるに越したことはありませんが、必ずしもすべての期間について証拠が揃っていなくても残業代は請求できます。ですが、より正確な残業代の計算をするためにも、できるだけ長期間の分の資料を収集・保管しておくことが大切です。

ポイント③在職中に資料集めを開始する

在職中であれば、離職後には難しくなる就業規則の内容を確認しやすくなったり、タイムカード等の勤怠資料を集めることが比較的容易になったりするなどのメリットがあります。そのため、証拠収集の観点からいえば、離職後よりも在職中に残業代請求を検討したほうが有利といえます。
残業代請求自体は、在職中であっても離職後であっても可能です。しかし、在職中に「残業代が未払いになっているかもしれない」と思った場合は、ひとまず証拠となる資料を集めておけば、今後、残業代請求をしたいと思ったときに、手続がスムーズに進む可能性が高まります。
なお、すでに離職した場合は、後述のとおり弁護士をとおして資料を集めることになります。

証拠が手元にない場合

証拠が少ない場合や、証拠が会社に保管されており手元にない場合でも、弁護士をとおして証拠を集めることで、残業代を請求できるケースは多いです。会社に保管されている証拠を集める方法としては、交渉段階での任意の開示請求や、裁判所をとおした手続である証拠保全手続、文書提出命令の申立てなどがあります。

監修者情報

弁護士

岩井　直也

いわい　なおや

資格: 弁護士、行政書士、ファイナンシャルプランナー検定２級、E資格
所属: 東京弁護士会
出身大学: 東京大学法学部

私は、困っている人に対して、法律という武器を駆使して手を差しのべたいと思い、弁護士になりました。しかし、いまだ弁護士へ相談する心理的・経済的なハードルは存在し、結果として泣き寝入りしているケースもまだまだ多いのではないかと思います。そのような状況を変えるべく、事務所として施策を進めることはもちろん、私個人としても「この人に頼めば安心だ」と思っていただけるよう質の高い仕事をし、安心してご依頼いただける弁護士になりたいです。これから、日々邁進していく所存です。